福建技术师范学院合同管理办法（修订）
第一章 总 则
第一条 为了维护学校合法权益，防范合同风险，规范学校合同管理工作，根据《中华人民共和国民法典》的规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称合同是指福建技术师范学院作为独立的民事主体,在参与社会经济和民事活动中与其他平等民事主体的自然人、法人或其他组织之间为明确双方的权利义务关系所订立的书面协议。备忘录、确认书、承诺函、框架协议等其他具有合同性质的文书，参照本办法管理。
第三条 合同管理是指学校有关单位根据工作性质和任务要求与合作方之间约定权利义务的可行性和必要性审查、合同的起草与审批、合同签订、合同履行、合同变更、合同归档、合同监督的规章制度与运行工作机制。
第四条 合同管理遵循防范风险和责权利相统一的原则。合同管理实行统一领导、归口管理、分级负责，学校对合同签订、履行、变更、终止以及归档实行全过程管理。
第五条 学校通过信息化技术对合同实行线上管理和编号管理，合同编号为合同识别的唯一身份，进一步推动合同管理工作规范化、信息化、科学化。
第二章 合同管理单位、管理人员、管理员与职责
第六条 合同管理单位是指学校所有参与合同管理的单位，包括：合同的必要性与可行性审查单位，合同的起草单位，合同的流转与审批单位，合同的执行与监督单位。
合同管理人员是指学校所有参与合同管理的人员，包括：合同的必要性与可行性审查人、合同的起草人、合同的流转人、合同的审批人、合同的执行人及监督人。
合同管理员是指根据学校合同管理分级负责的原则，承担本单位合同流转、审批、用印与归档。
第七条 合同的审查单位是指根据工作性质与任务要求，拟以学校名义对外签订合同的校内相关单位。
其主要职责是：审查合同的必要性、可行性和合法性，为学校后期进入合同签订做好基础性工作。该工作的经办人或者项目负责人是该时段工作的第一责任人，所在单位或者所在项目单位是合同责任单位。
第八条 合同起草单位是指根据工作任务性质、校内会议决定、部门工作职责等要求，负责草拟合同的单位。合同起草单位也是合同执行单位、合同的责任单位。
其主要职责是：按照有关文件精神、会议决定、法律法规、合同样本等要求和本次合同目的，就前期达成的意向进行具体细化，把合同条款的全部内容予以固化；对合同的真实性、合法性和全面性负责；对合同的归档负责；对合同内容履行的情况进行自我监督与完善。该工作的经办人或者项目负责人是整个合同执行的第一责任人，所在单位分管领导是合同管理责任人，所在单位或者所在项目单位是合同责任单位。
第九条 合同的流转与审批单位是指合同从初稿提交开始经过有关单位审批后进入用印签章的所有管理单位。
其主要职责是：按照学校OA合同管理流程从提交合同初稿开始，依据合同性质按照职责分工提交给相关单位及负责人，根据审批意见对合同进行终审与归档。
依据合同的性质和内容，学校按照办学、科研、产业、基建、国际交流、劳动人事、后勤保障等类别，将合同进行分类管理。合同的流转与审批部门根据部门职责不同，具体细化为：
（一）党政办公室：负责学校办学、对外交流、借贷、租赁以及合同金额为30万元（含）人民币以上等合同的流转、审批、用印与归档，并对以上合同的执行与履行结果进行监督。
（二）科研处：负责学校各单位及教职工个人以学校科学研究为标的包括科研项目、专利及开放基金合同的流转、审批、用印与归档，并对该类合同的执行与履行结果进行监督。
（三）教务处：负责学校实习实训合同的流转、审批与签署，并对该类合同的执行与履行结果进行监督。
（四）财务处：负责对合同（不含国家强制性或者推荐的、学校认可的范本合同，以及与资金收支无关的合同）的收付款方式等内容的合理性进行审核，并对该类合同的执行与履行结果进行监督。
（五）资产管理处：负责学校国有资产的使用、收益、处分及招投标规定等审批工作；负责在福建省政府采购网上对网超采购合同、对公共资源交易中心或社会招标代理机构(以下统称招标代理机构）的委托协议进行流转、审批、用印（仅限使用电子章）和归档，并对以上合同的执行与履行结果进行监督。
（六）后勤管理处：负责金额30万元（不含）人民币以下的后勤零星工程协议及修缮项目合同的流转、审批、用印与归档，并对以上合同的执行与履行结果进行监督。
（七）人事处（教师工作部）：负责对人事聘用合同、聘用协议、劳动合同、国（境）内进修协议、出国（境）进修协议等有关合同审批工作，并对以上合同的执行与履行结果进行监督。
（八）基建处：负责对学校30万元（不含）人民币以下建设施工合同（含设计、勘查、预算等）的审批工作，并对该类合同的执行与履行结果进行监督。
（九）以上条款中未涉及到的内容，由相关职能部门按照常规流程进行合同的流转、审批、用印与归档。
（十）以上条款中如有与《福建技术师范学院关于落实“三重一大”决策制度的实施方法》中相冲突的，以《福建技术师范学院关于落实“三重一大”决策制度的实施方法》为准。
第十条 学校根据本办法第九条的内容刻制合同专用章和电子章，由科研处与后勤管理处（使用合同专用章）、资产管理处（使用电子章）管理和使用，并同时遵守学校关于行政印章的管理规定。
第十一条 学校的法律顾问审查非范本合同。
其主要职责：对合同条款的合法性、公平性、风险性进行审查，必要时提出修改意见。
第十二条 合同的相关管理部门可以根据国家相关规定以及实际工作内容、管理职责，结合本办法制定合同管理实施细则及工作流程，并经党政办公室审核，由分管领导签发后实施。
第十三条 为规范合同管理，各合同管理部门应分类制定合同示范文本，经学校法律顾问审查后公布执行。
第三章 合同管理的流程与签订
第十四条 合同管理的基本流程是：合同签订前的审查→合同草拟→提交OA合同管理系统→按照OA管理程序审批→根据审批意见修改→核对无误后用印→归档→合同履行与监督→合同续签或终止。
第十五条 合同草拟前，合同起草单位应从维护学校权益出发,对合作方提供的资质和履约能力等相关材料进行审核，对合同事项的可行性和合法性进行必要论证。
合同起草单位具体应收集、审核以下内容：合作方的《企业法人营业执照》、法定代表人身份证明及公司经营资质等文件，并做好相应的审核记录工作，必要时可以通过登录相关主管部门网站，核实合作方具体情况；法定代表人身份证明或其他授权代表人委托授权情况等。
第十六条 起草合同应由合同责任单位草拟，优先使用国家、省、市公布的合同示范文本；没有合同示范文本，或者合同示范文本需要根据学校实际情况进行重要修改的或者合同文本由合作方提供的，合同责任单位应当认真审查合同中各项权利义务条款，确保合同内容准确反映学校要求。
起草合同时要按照《民法典》第470条关于合同主要条款的规定执行。认真草拟文本，重点检查以下内容：合作方的姓名或者名称和住所是否齐全、完整、具有相应的履约能力；标的是否明确、具体；数量及计量单位是否全面；质量标准与质量要求是否符合国家、行业和学校的需求，技术参数是否完全符合相关文件与学校要求；价款或者报酬是否明确，币值是否明细，大小写是否一致；履行期限、地点和方式是否明确、具有可操作性；是否约定违约责任以及公平性、对等性。
第十七条 合同责任单位的项目负责人或者经办人在征得有关领导同意并在相关会议通过后将草拟的合同提交相关管理部门的OA合同管理系统。合同管理员根据不同性质和部门职责分别提交有关部门和各级领导审批。在审批期间合同管理员根据审批意见反馈给合同的项目负责人或者经办人，合同的项目负责人或者经办人按照审批意见及时修改，终审通过后方可用印。
第十八条 合同审批与用印的具体要求：
（一）合同生效日期与审批时间：合同的生效日期不早于审批流程结束之日。即OA流程审批在前，生效日期在后。
（二）审核时限：合同管理部门应在收到送审材料后15个工作日内完成传阅审批工作。其中财务处在3个工作日内完成审核，法律顾问在3个工作日内完成审核。遇重大事项或其它特殊情况的，可适当延长审批期限。
（三）合同的用印期限：在合同审批流程结束后，合同经办人应当在2周内完成合同的用印工作。重大事项或特殊情况，可适当延长用印期限。超过时限的，按照OA流程重新发起审批流程。
（四）合同文本传阅封面上应注明合同期限、合同相对方、合同金额和合同核心事宜。
（五）合同的条款不得出现空白现象。严禁在空白合同上签字或盖章。
（六）合同用印后，尽快完善合同相对方的签字盖章，2周内把签署完整的一份合同原件交合同管理员存档。
第十九条 合同内容涉及到若干单位的，须由相关单位会签；涉及需集体研究的事项，按照《福建技术师范学院关于落实“三重一大”决策制度的实施办法》执行。
第二十条 学校建立合同签署授权制度。校长是学校的法定代表人，也是学校合同的法定签署人。校长可直接签署合同，也可通过法定代表人授权委托书等形式授权其他校领导、各单位负责人等校内相关人员代表学校签署与其职权相对应的合同。
校长（法定代表人）授权委托签约的审批流程如下：
（一）金额10万元（不含）人民币以下的合同，经校长（法定代表人）授权后，由各单位负责人审批签署；
（二）金额10万元（含）人民币以上30万元（不含）人民币以下的合同，经校长（法定代表人）授权后，由分管校领导审批签署。
校长（法定代表人）根据合同的性质、内容等特殊情况需求，可取消相关授权，亲自签署合同。各单位未经授权不能以学校名义对外签订合同。
第二十一条 对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，合同责任单位应当组织法律、技术、财会等工作人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保管。
第二十二条 若涉外合同采用外文文本的，应附有中文译本。合同责任单位应当保证外文文本与中文文本的合同内容一致、表述准确，且约定中文译本与外文文本具有同等法律效力，并尽可能约定以中文文本作为准文本；合同归口管理部门应做好文本审核。
第四章 合同的履行、变更、建档与纠纷处理
第二十三条 合同签订后，合同责任单位应当安排合同项目责任人或者经办人对合同的履行进行跟进管理，督促合同双方严格按照合同条款履约。
第二十四条 合同生效后，确需变更、补充或协商一致解除合同的，应当签订书面合同，并按本办法第三章规定的程序重新进行审批。
第二十五条 合同履行完毕后，合同责任单位应指定专人保存合同履行过程中所产生的相关材料，并及时建档备查。
第二十六条 对合同引发的纠纷，合同责任单位负责及时、妥善处理。若协商一致的，双方应当签订书面协议；无法协商成功的，应向分管校领导及时报告，按照研究确定的方案执行。
第二十七条 合同责任单位每半年要对已经签订的合同执行情况进行一次检查。检查情况以书面形式报告学校党政办公室。学校党政办公室不定期采取抽查方式进行跟踪与监督。
第五章 责任追究
第二十八条 有下列情形之一的，除由责任人按实际损失金额承担赔偿责任外，学校将依据有关规定追究相关人员党纪政纪责任，情节严重的，依法追究其法律责任。
（一）违反程序和规定擅自对外签订合同造成不利后果的；
（二）受委托人超出授权范围对外签订合同的，给学校造成经济损失的。
第二十九条 有下列情形之一的，学校依据有关规定追究相关人员党纪政纪责任，情节严重的，依法移送有关部门追究其法律责任。
（一）违反第二十五条规定，因对合同档案保管不善造成不利后果或者故意销毁、隐匿合同材料或者故意篡改、涂改合同内容的；
（二）在合同的起草、审核审批、签订、履行、变更中失职、渎职、损害学校利益和其他不廉洁行为的；
（三）泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密的；
（四）对合同履行中出现的问题因不及时报告造成不利后果的或者故意隐瞒的或者拒不执行补救措施的。
第六章 附 则
第三十条 本办法由学校党政办公室负责解释。
第三十一条 本办法自印发之日起施行。原《福建技术师范学院合同管理办法（修订）》（闽技术师院办〔2022〕5号）同时废止。
