档案室收集制度

1、档案室应依照学校年度工作计划的实际情况及时收集各类档案。各职能部门则根据档案管理规定，及时归档并办理移交。

2、按档案归档要求，各种文件、资料不得用圆珠笔、铅笔书写。并将原件归档，以提高准确性。

3、档案室对学校自制、采购，作为学校固定资产符合归档条件的仪器设备，应本着参与开箱验收，认真核实资料的原则，收集相关存档材料。

4、根据学校教学、管理工作的具体状况，档案人员应深入现场，配合有关部门一齐做好归档文件、资料的收集工作，力求完整、准确。

5、在文件资料交接时，应办理移交登记手续，有关经手人应在移交记录薄上签名，以作备查。

档案整理制度

1、根据档案分类表，将不同内容、载体的档案进行分类、组卷。

2、永久、长期、短期保管的案卷必须按规定的格式形成卷内文件目录。

3、卷内文件依其形成的规律或特点，按有关规定排列。

卷内文件须按排列顺序，依次编写页码、有关情况说明，逐项填写在备考表内，若无说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填写完整，以示负责。

4、案卷的封皮，应按规定填写，案卷题名要简明，准确反映卷内文件内容，书写要用毛笔或钢笔，字迹要工整、清晰。

5、案卷的排列，按不同门类、载体分别排列，案卷排列自上而下，自左向右，排列方法应统一，前后保持一致。

6、按案卷排列顺序，编制卷号，在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号，一个全宗内，案卷目录不得重复。

文件材料立卷归档制度

为了加强学校档案的管理和收集、整理工作，有效地保护利用档案，为学校的教学、管理工作服务，特制订制度如下：

一、归档要求

1、对学校规定的应当归档的材料，必须按照有关规定，定期向学校综合档案室移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

2、文件材料立卷是各级文书部门将已办理完毕，并具有查考保存价值的公文材料，按照它们的内在联系和形成规律，组成案卷。

3、归档的文件材料必须完整，书写必须用黑墨水或兰黑墨水，字迹清晰。

4、归档的文件材料必须准确反映教学、管理、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

5、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。

6、各部门对本归档范围中未提及而已形成的其他图纸文件，如认为有保存价值时也应及时归档。

7、凡学校签发的文件必须附底稿，签注手续完备。

8、学校工作人员因公外出参观、学习、考察和参加各种会议收集的文件材料应移交给档案室。

9、凡是部门学期、年度总结必须打印并附底稿。

二、归档时间和手续

1、党委、工会、团委等群众组织工作、行政管理工作、外事工作、出版工作的档案应按要求在次年的四月底前归档。

2、教学部门的档案，应按教学年度在次年度的十月底前归档。

3、科研、基建、产品、仪器设备档案，应在项目完成、通过鉴定验收后两个月内归档。

4、财会档案应在会计年度终了后的第二年下半年归档。

5、因公外出参观、学习、考察及参加各种会议的文件材料回学校一星期内归档。

6、有关技术会议方面的科技资料，在会议结束后归档，各种技术照片、录音、录像带等可以随时归档。

7、各部门向综合档案室移交档案必须履行手续，填手移交清册，交接双方要签名盖章。

8、财务档案由部门兼职档案员整理立卷，并打印案卷目录一式三份，随同案卷向档案室移交入库，经双方登记核对签字后，一份目录由财务部门保留备查。

档案鉴定销毁制度

鉴定销毁工作是区别和判断档案的价值，对无保存价值的档案予以剔除销毁工作。为了搞好这项工作，真正起到提高档案保管质量的作用，根据国家教委六号令《普通高等学校档案管理办法》的要求，特制订本办法。

一、档案鉴定销毁原则

1、鉴定销毁的档案，必须是根据国家规定的档案保管期限，已满期或超期的无保存价值的档案。

2、档案的鉴定销毁工作，必须严格履行档案鉴定销毁程序，并根据各类档案的不同特点和历史价值、科学价值、使用价值，认真地、全面地、准确地审核后，认真实施。

二、鉴定销毁工作的组织程序和方法

1、档案部门应根据库存档案的实际情况，对已超期或满期的档案提出鉴定意见，报分管领导批准，组成由分管领导为首的档案鉴定销毁领导小组。

2、档案鉴定工作，必须在学校鉴定销毁领导小组的指导下，由有关部门的专业人员和档案人员参加，采用直接鉴定的方法。

3、档案鉴定工作，一般以一个年度或一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴、集体审查，对到期的档案提出销毁或延长保管期限的意见。

4、对经鉴定确系无保存价值的档案，应登记造册一式三份，一份学校归档保存，一份留存档案材料形成部门待查，一份报上级档案主管部门审批备案。

5、鉴定工作结束后，应写出鉴定销毁报告，待学校及上级主管部门批准后，履行销毁手续。

三、档案销毁和善后工作

1、对已批准履行销毁手续的档案，应由档案部门和有关部门各派一人，到上级指定的地点进行监销。

2、监销人在销毁前应认真清点，核对无误后，在销毁清册上签字盖章，方可进行销毁。

3、对鉴定工作中挑出延长保管期限的档案材料，应由有关部门在档案人员的指导下，重新组卷，交档案部门继续保存。

4、档案部门在档案销毁后，应及时调整档案柜架，并在相应的存放地点和检索工具中注明，以保证库存档案的正常利用。

档案、资料保密解密制度

为了确保秘密档案、资料的正常利用，更好地为学校各项工作服务，根据《保密法》、《档案法》规定，特制订本制度。

一、保密的依据及密级、范围

密级是人们根据已形成的文字材料、图纸、照片、声像中秘密事项所涉及利害关系程度而标明的等级。因此，各类载体所组成档案的重要程度、限制范围和一旦泄密所带来的危害性及可保密性是我们划分密级的依据。

参照国家教委，国家保密局的《教育工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》，现确定我校档案、资料的保密范围有绝密、机密、秘密和内部保密事项四种，具体内容如下：

1、绝密：属最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害。内容有：

由上级制发并注明绝密的文件组成的案卷、资料。

2、机密：属重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害。内容有：

由上级制发并注明机密的文件组成的案卷、资料。

3、秘密：属一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。内容有：

(1) 由上级制发并注明秘密的文件组成的案卷、资料。

(2) 查处一般违纪案件的案情和有关材料组成的案卷。

4、内部保密事项：不属国家秘密，在一定范围内，一定时间内泄露会使单位的利益受到损害。内容有：

(1) 关于党委会、党政联席会、校长办公会、职称评审会等会议记录组成的案卷。

(2) 未公布的人事调配、职工奖惩、劳动工资计划、机构、编制、工资调整材料组成的案卷。

(3) 未公布的外事工作材料组成的案卷。

(4) 未公布的岗位设置意见等材料组成的案卷。

(5) 专业技术职务评审过程中形成的专家评审意见、申报表等材料组成的案卷。

(6) 可能成为发明的科研成果组成的案卷。

二、保密档案、资料利用的权限和范围

1、秘密以上的档案、资料是国家机密，利用时应按照归档前该文的阅文范围去查阅，其他部门的人员确因工作需要查阅秘密以上的档案时，须经学校办公室主任批准。

2、内部保密事项材料组成的档案的利用，应限制在较小的范围内，一般只允许形成部门的有关人员和领导查阅，其他部门的人员因工作需要查阅，须经形成部门的领导或该项目负责人的同意，方可查阅。

3、查阅保密档案、资料必须在档案室内，如在允许查阅的范围内，确系工作需要调出，应在保证档案、资料安全的前提下，抓紧查阅，及时归还。

三、保密档案、资料的管理

1、保密材料立卷归档时，必须由制成部门注明该卷档案的密级，内部保密事项材料组成的案卷还须注明保密的时间和利用范围，方可向档案部门移交。

2、档案人员应对归档入库有密级的档案，做到心中有数，严格执行保密档案的利用规定，未经批准，不得擅自将有秘密的档案、资料携出档案室，更不得随便复印。

四、档案、资料的解密和变更密级

1、凡国家秘密事项的档案、资料，保密期限届满，或虽在保密期内，但已合法公开自行解密。

2、对在保密期限内的保密档案资料需变更密级、保密期限或解密的，应由档案、资料形成立卷归档部门提出意见，经学校办公室主任审查后，报学校主管领导审批。

3、对批准更改密级或解密的档案、资料，应由申请部门将意见通知档案室，以便在被更改的档案、资料上标明“解密”或“升”、“降”密的标识。

档案管理“三纳入”制度

一、“三纳入”内容

“三纳入”是指档案工作纳入学校工作计划、奖惩办法；纳入领导工作议事日程；纳入学校档案工作人员的岗位责任制三个方面。

二、责任部门、人员

1、纳入学校工作计划，由办公室根据档案工作情况提出工作设想、要求，经请示分管领导同意后，列入年度工作计划。

2、纳入领导工作议事日程，学校分管领导、部门分管领导应根据学校的发展需要和档案工作实际情况，把档案工作的规划、设想、具体工作摆在议事日程或根据上级机关的要求、学校档案工作人员的提议研究落实。

3、由学校分管领导，组织办公室、各部门根据有关人员对档案的实际工作情况予以考核。

档案管理“四参加”制度

一、“四参加”内容

“四参加”是指档案部门或专兼职档案人员参加产品定型会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程竣工验收会。

二、责任部门、人员

1、学校产品的试制、开发、定型、鉴定、生产等工作由负责该产品试制的部门负责收集、整理、归档。

2、科研课题鉴定会：由校长办公室、科研办负责科研课题的选定和组织实施，鉴定时负责通知档案员参加。

3、由各部门领导，根据情况及时通知档案人员参加设备开箱验收会并移交有关档案资料，档案人员要将参加设备开箱验收会的情况作好相应记录，保证设备资料的齐全。

4、由学校有关部门通知档案人员参加基建工程竣工验收会，档案人员在工程进展中，先期即应积极主动参与，了解工程进展情况并及时收集相产资料，在参加竣工验收会时，要对验收工程的资料移交工作提出明确意见。有关部门应根据档案要求在规定时间内移交。

档案安全保管制度

为了更好地管好档案、用好档案，确保档案的安全，延长档案的使用寿命，特制订本制度：

1、学校新建档案库房，应符合国家档案局、建设部发布的《档案馆库房建筑设计规范》的要求。

2、学校应从档案工作的实际出发，为档案库房配备必要的去湿机、空调机、吸尘器等设施，使档案库房达到温度为14~24℃，相对湿度45~60%的国家标准。并符合档案库房防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温、防强光的要求。

3、档案库房内的每组柜架，应在便于管理、方便查找的原则下，放置井然有序，档案人员还应及时做好档案存放的标引，做到准确无误。

4、对每年接收编目的各类档案，在入库上架时应进行认真检查，做到帐目、卡、物相符，按不同门类、载体，依档号顺序排列。标明室藏档案资料的示意图。

5、查阅、借阅档案要严格执行借阅制度，及时做好出库档案的登记，归还时要当面注销，随时入库。

6、档案人员应注意研究档案保护技术，对那些利用频繁和年久自然破损的档案，逐步做好修补和复制工作。

7、节假日前，档案人员要对档案的借阅、保管情况进行检查和回收，如有问题及时汇报，确保档案的安全。

8、每天下班前，档案人员要注意做好档案库房和办公室的安全工作，必须将电源切断，门窗关好，才能离开。

9、档案人员在调离工作岗位时，应及时办理所分管档案的交接手续。

10、档案库房是存放档案的重地，非工作人员未经许可不得擅自进入档案库房，库房内不能寄放其他物品。

档案库房管理制度

一、档案库房必须坚固，防火防爆，双保险锁，库房要通风良好，并和办公室分开。

二、档案库房实行专人负责管理，借阅者和任何人不准进入库房内，库房门钥匙不准随身携带离开办公室。

三、档案库房内备有防火、防盗、防潮、防光、防有害微生物、防尘、防污染等设备和安全措施。

四、档案库房应保持适宜的温湿度，温度在14-24℃，相对湿度45-60%，库房备有温湿度计，有测量记录，对不适宜的温湿度要进行调整。

五、档案库房做到清洁卫生，下班前检查门窗、电气开关是否关闭，每年年末对保管的档案进行一次清点核对检查，做到卷帐相符，对破损档案要及时修补和复制。

六、柜架排放合理，便于通风，利于查找。

七、库房内禁止吸烟，严禁存放易燃易爆物品，保持室内走廊畅通，消防器材要定期检查，库房的安全防火要落实专人负责。

档案借阅利用制度

为了有效地利用档案信息资源，更好地为学校教学、科研和党政管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关政策、法规，结合我校档案工作实际，特制订本办法：

一、档案室工作人员要提高服务意识，对查阅档案者要热情接待，积极耐心地提供利用服务。　　

二、本室档案原则上只供本单位和上级主管机关使用。外单位因工作需要利用时，经本单位领导或办公室负责人同意。

三、查阅档案时，应先填写“档案查阅、借阅申请表”并由工作人员提供所要查阅的案卷，查档人员不得任意翻阅其他案卷。

四、查阅档案时，严禁吸烟，不得将墨水滴在档案上。

五、查阅档案时，一般只能摘录档案内容，若需全文抄录或复印时，须经办公室负责人同意。

六、从档案中索取的抄件或复印件，必须加盖“福建师范大学福清分校综合档案室”印章才能有效。

七、查阅档案时，要对档案安全、完整负责，要爱护档案和检索工具，严禁在档案或目录上勾划、圈点，甚至拆卷、撕页、涂改等，阅毕归还时，应当面清点核对。

八、查档人员要遵守保密法规，严禁将档案的秘密内容向无关人员泄露。

九、档案一般不外借，因特殊需要，须经办公室负责人同意，并办理手续后，才能借阅，一般借出时间不超过七天，到期仍需要时应办理续借手续。出借档案不得转借，更不能丢失。室藏的保密档案除特殊情况外一律不外借。

十、档案管理人员应严格执行档案安全保管制度，对归还的档案要认真检查，核对确认无误后，才能办理注销手续。

十一、档案部门人员要熟悉室藏档案，根据各类档案的形成情况编制各种检索工具，做好档案的开发和提供利用工作，当好领导及有关部门的助手和参谋。

十二、根据学校教学、科研、管理工作的需要，积极创造条件编辑各种形式的资料，有目的地引导利用，并解答利用者提出的有关问题。

十三、进行某项活动或专题项目的跟踪服务，注意收集，登记利用档案后的社会效益、经济效益，及时将实例汇集成册，进行开发利用工作情况研究和宣传，不断提高开发利用工作的质量。

十四、在各类档案的开发利用工作中，严格执行国家的有关保密及专利规定，根据规定认真审查内容，控制使用范围，使有关的档案在规定期限内完全保密。

档案统计制度

档案统计是以数字的形式准确地反映档案工作的真实情况和档案管理活动的规律，保持正常的工作程序不可缺乏的一项工作。为了使学校的档案统计工作做到准确、及时、科学和制度化，根据《普通高等学校档案管理办法》要求，特制定本办法。

一、综合档案室严格按照上级档案部门的要求，定期或不定期地向上级主管机关和档案行政管理部门报送统计报表，以便使其及时了解情况，进行指导。

二、综合档案室应了解各部门分管档案工作的领导和兼职档案人员的情况，做好全校兼职档案人员的人数及基本情况的统计工作，以便于档案业务联系和指导工作。

三、综合档案室应坚持实事求是的原则，在做好各类档案案卷目录统计工作的同时，对每年档案的收进、整理情况进行准确统计，认真负责地编制每一份统计表，仔细地填写每一栏目的数字，杜绝马虎草率。

四、综合档案室应对历年各类档案的库存数量、保管情况定期进行统计，真正做到心中有数，家底清楚。

五、档案利用的统计是各部门、各类人员在一定时期利用档案情况的真实反映。综合档案室必须认真地做好档案利用的统计工作，以促进档案利用工作的开展。

六、档案的鉴定销毁统计工作，是对鉴定销毁后库存档案的销毁档案数和现存档案数的核实工作。综合档案室应在每次鉴定销毁工作后，及时做好各类档案统计工作，以保证帐物相符，准确无误。

七、综合档案室应做好各类档案统计资料的积累工作，并通过各类档案的统计数字，分析研究档案工作，进一步认识和掌握档案工作的基本规律，不断总结经验，找出差距，采取措施，提高档案工作的质量。