第一章 总则

第一条为了加强福建技术师范学院档案工作，提高档案理水平，有效地保护和利用档案，为学校各项工作服务，为社会经济发展服务，根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)、《普通高等学校档案管理办法》、《福建省档案管理条例》等法律、法规，结合我校实际，特制定本办法。

第二条本办法所称档案，是指学校在从事党政管理、教学、科研以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条学校档案记录和反映了学校建立、建设和发展的历史过程，是学校各项工作的重要组成部分，是评估和衡量学校教育质量和管理水平的重要依据，它为学校教学、科研、管理水平的提高创造了必要条件，是反映和维护学校历史面貌的一项重要工作，是办好学校的重要基础工作。

第四条学校各门类、不同载体的档案必须遵循统一领导、集中管理、维护档案的完整、准确与安全、便于开发利用的原则，任何单位和个人不得将应归档的材料截留在部门或据为己有。

第五条学校应加强对档案工作的领导，严格实行部门立卷制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”，即：纳入学校计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，同步落实布置、检查、总结、验收档案工作。

第二章管理体制与职责

第六条我校设综合档案室，直属校长办公室领导，业务上受省档案局的指导、监督和检查。学校由一名校领导分管档案工作。各部门设部门档案负责人及专（兼）职档案员，建立全校档案信息网络。

第七条学校综合档案室的主要职责是：

1、宣传、贯彻、执行党和国家关于档案工作的法令、政策和规定，提高全校师生员工的档案意识；

2、建立健全本校各类档案工作的规章制度，对各单位档案工作进行监督、指导和检查；

3、指导、协助各部门做好各类档案的归档工作，根据不同门类、不同载体档案材料归档的特点，及时做好档案的接收、分类、鉴定、统计、保管和利用工作；

4、科学地管理档案，在开展档案开放和利用工作的同时，严守档案机密，确保档案安全；

5、负责编辑档案参考资料，编制检索工具，多途径、多形式地开发档案信息资源，积极为学校的发展提供服务；

6、负责学校档案工作网络建设和档案工作的业务指导，对全校专、兼职档案工作人员进行业务培训，努力提高档案工作人员的素质和档案工作水平；

7、完成学校领导交办的其他工作任务。

第八条学校档案工作网络由分管档案工作的领导、各部门档案工作负责人及兼职档案员组成。各部门分管档案工作负责人分管本部门档案工作，（专）兼职档案员具体承办本部门档案工作。

分管档案工作的领导职责：

1、加强对学校档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划，列入学校议事日

程，督促各单位按规章制度的要求做好本部门的档案工作。

2、关心档案工作的建设与发展，及时解决档案工作中的重大问题和困难，为档案工作创

造良好的条件。

3、主持全校档案工作会议等重大活动。

4、审批档案材料的销毁报告。

部门分管档案工作负责人主要职责：

1、组织部门职工学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，将档案工作纳入部门工作计划：

2、加强与学校档案室的联系，共同做好对兼职档案员的业务指导、监督和检查工作，提高归档文件质量，保证按时归档；

3、支持部门兼职档案人员开展工作，帮助他们解决实际困难。

部门（专）兼职档案员主要职责：

1、认真学习国家档案工作法律、法规和学校档案工作规章制度；

2、根据学校档案室制发的各门类档案的案卷类目，做好预立卷工作；

3、负责部门文件材料的形成、积累、保管和整理、归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统，并按规定时间向学校档案室办理移交手续；

4、积极参加档案业务学习，不断提高档案工作水平；

5、主动接受学校档案室的业务指导和督促、检查；

6、注意文件材料的安全和保密工作。

第三章档案工作人员、经费、库房、设备

第九条学校档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策热爱档案事业，忠于职守、严守机密、勇于创新，具备一定的档案专业知识和科学文化知识。

第十条档案工作所需的经费列入学校年度经费预算。并为档案管理人员提供必要的工作条件。

第十一条学校根据现有规模、发展规划和现代化管理的需要，为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。库房应有防霉、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防高温、防强光、防有害气体和有害生物等保护措施。

第十二条根据工作需要，学校应有计划地为档案部门配置计算机、复印机、照相机、扫描仪、摄像机等设备，使档案管理现代化同学校管理现代化同步发展。

第四章档案的立卷、归档、移交和接收

第十三条学校建立和完善文件材料的立卷归档制度。各部门应把文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入部门工作计划，列入教学、科研、管理人员的职责范围，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十四条学校档案分为党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会等十大类，另外还有声像、实物档案，各类文件材料的归档范围和保管期限按《福建师范大学福清分校档案分类、归档范围和保管期限规定》执行。凡属应归档的文件材料必须按规定及时归档。

第十五条有关部门和学校对科研成果、产品定型、基建竣工、贵重仪器设备开箱及其他技术项目进行鉴定验收时，须通知档案室相关人员参加。以便对应归档的文件材料进行审查验收，签署验收意见并盖章。没有完整、准确、系统的文件材料不予鉴定验收。

第十六条档案归档时间：党政管理部门和能按年度归档部门的文件材料在次年四月底以前归档；教学部门和能按教学年度归档部门的文件材料应在次年度的十月底前归档；科研、基建等部门应在项目完成通过鉴定、验收后两个月内归档。财会档案应在会计年度终了后的第二年下半年归档。因公外出参观、学习考察及参加各种会议的文件材料回学校后一星期内归档。有关技术会议方面的科技资料，在会议结束后归档，各种技术照片、录音、录像、光盘等可以随时归档。

第十七条接收归档文件材料必须办理交接手续，填写归档材料移交清单，一式两份。

第五章档案管理

第十八条学校的各门类、各种载体的档案原则上应由学校档案室集中统一管理，对某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要，实行统一领导，分级管理。

第十九条学校档案室按照《福建技术师范学院档案分类、归档范围、保管期限规定》对接收的归档材料应进行分类、整理、编目、排列上架。

第二十条学校档案室应定期做好档案的鉴定工作，对保管期限已满的档案，应组织有关专业人员和档案人员按照有关规定进行鉴定和销毁。

第二十一条学校档案室必须做好档案的统计工作，及时统计档案的收进、移出、利用、销毁等各种数据，按照有关规定，向上级档案管理部门报送档案基本情况统计年报。

第二十二条档案室应会同有关部门定期进行档案密级的审查，根据具体情况及时调整密级。

第二十三条档案室应做好档案保护工作，建立库房管理和检查制度，实行专人负责，严格按照“八防”要求管理库房，确保档案安全。及时修补残破档案，对字迹褪色的档案要及时修复或复制。在定期检查档案时，遇有特殊情况，应向学校领导汇报，及时处理。

第二十四条档案是学校科学管理、正确决策的重要信息资源，为充分发挥档案信息资源的作用，学校应将档案室纳入学校自动化信息管理网络，使档案室现代化管理与学校现代化管理同步发展，以适应档案科学管理需要。

第六章档案的利用与开发

第二十五条档案室应按照《档案法》的规定，向全校以及社会开放属于开放范围的档案。

第二十六条室藏档案属下列情况之一者不宜开放：

1、涉及党和国家秘密的；

2、涉及专利或技术秘密的；

3、涉及个人隐私的；

4、档案形成部门规定限制利用的。

第二十七条档案室应设立专门的阅档室，并提供各种检索工具；档案室工作人员应熟悉室藏档案，了解学校各项工作的需要，加强内外信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能，做好领导和有关部门的助手和参谋作用，最大限度地满足利用者的需要，提高社会效益和经济效益。

第二十八条对于符合开放利用条件的档案，其查阅利用要求参见文书档案、科技档案等借阅管理规定。

第二十九条学校档案室应加强档案编研工作，大力开发档案信息资源，根据学校发展和社会的需要，有计划地对档案资料进行研究整理，整理各种汇编资料和编研成果，为学校教学、科研和管理工作服务，为社会各方面工作服务。

第三十条学校档案室应积极参加本系统、本地区的档案协会活动，不断提高档案管理水平。

第三十一条学校档案室应发挥其科学文化功能，利用室藏资料开展档案宣传教育工作。

第七章考核、奖励与处罚

第三十二条建立档案工作的检查、考核和评估制度，对于在年度归档工作中表现突出的集体和个人、对档案编研及服务工作优秀者给予奖励。

第三十三条对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，按照《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定予以处罚。

第八章附则

第三十四条本办法由学校办公室负责解释。

第三十五条各单位应积极探索并实践电子文件的管理办法，妥善保管本单位工作中形成的重要电子文件，待时机成熟后将专门制定有关电子文件的管理办法。

第三十六条本办法自发布之日起施行。

附：

福建技术师范学院文件归档工作流程